Synthèse de la réunion du 22 janvier 2009
Relevé de conclusions
Comité de pilotage du système d’information
de l’enseignement supérieur et de la recherche
Rédacteur : Pierre RICHARD.

Au cours de cette réunion du Comité de Pilotage, co-présidée par M. Eric Piozin (Ministère, DGES) et M. Eric Martin (CPU, Président de l’Université Bretagne Sud), les points suivants ont été abordés, après qu’une information ait été apportée, en préambule, sur la future organisation des MESR :

1.	Rappel de la définition de ce que doit contenir un document « cadre de cohérence », dans un domaine d’activité
Chaque document du cadre de cohérence doit concourir au résultat attendu qui est à travers l’harmonisation des concepts et des nomenclatures, ainsi que des outils d’échange de données, une interopérabilité dans chaque domaine de gestion : à l’intérieur de l’établissement et de l’organisme, entre établissements et organismes, et entre le Ministère et les établissements ou organismes (extrait de la lettre de cadrage du Comité de Pilotage SG/DGES/DGRI/CPU du 11 mai 2007). Les livrables, pour chaque chantier du cadre de cohérence, sont « la description des processus et des flux d’échanges » dans le domaine concerné, avec vérification concrète de la possibilité d’échanges ; la définition de concepts partagés, la définition de nomenclatures communes ; le livrable principal étant le dictionnaire des concepts, données et nomenclatures, base indispensable pour constituer le référentiel d’interopérabilité (relevé de conclusions de la séance du 19/07/2007 du Comité de pilotage, point 2).
On précise que chaque document « cadre de cohérence » doit comporter des données robustes, qui aient une validité dans la durée.
La mise à jour des documents doit être assurée, à l’initiative de l’entité qui aura été chef de file pour l’élaboration d’un cadre de cohérence, et en veillant à y associer les autres partenaires concernés.

2.	Cadre de cohérence du SI dans le domaine de la DRH
Constatant que le document mis en appel comporte un dictionnaire de données, et un énoncé des actes de gestion (répartis entre le Ministère et l’établissement), mais qu’il ne comporte pas à ce stade de dictionnaires des nomenclatures, et constatant que l’appel à commentaires a suscité peu de réponses (il y a lieu cependant de prendre en compte celles-ci), il est décidé :
•	d’acter le document de travail déjà réalisé, qui peut servir de référence pour les développements à venir d’applications dans le domaine de la GRH, et d’en assurer la publication et la diffusion, en précisant bien qu’il s’agit d’un document d’étape ;
•	de demander à la DGRH de poursuivre le travail jusqu’à son terme, en préparant un dictionnaire des nomenclatures ; les nomenclatures préparées par l’ONP pourront servir de référence, sachant qu’elles sont loin de couvrir l’ensemble des actes de gestion RH de l’établissement : il faut prendre en compte ce qui est spécifique à l’enseignement supérieur et à la recherche.

Il est signalé par ailleurs qu’un système RH est en cours d’élaboration, dans le cadre du projet AIES, par la DGRI, en relation avec les organismes de recherche : le Comité de Pilotage souhaite que l’on s’attache à éviter les discordances.

3.	Cadre de cohérence du SI dans le domaine de la Recherche
Le répertoire des unités de recherche, basé sur un référentiel commun, avec un outil de mise à jour, est en phase d’initialisation : la dernière réunion du groupe de travail concerné a eu lieu le 11 décembre 2008, à la DGRI. Les bases SIREDO y ont été intégrées (6 000 unités propres ou mixtes des universités, avec leur historique ; manque encore une partie des unités propres des organismes de recherche).
Un travail d’intégration sera ensuite à mener :
•	sur la partie finances, 
•	sur la partie projet (gestion des appels à projets),
•	sur la partie production scientifique, dont la plupart des champs sera renseignée par l’OST.

Une évolution du dispositif sera apportée par le remplacement de SIREDO par un nouvel outil pour l’identification et l’évaluation des unités de recherche, que pilotera la DGESIP. Le Comité de pilotage prend acte de l’avancement de ces travaux, et appelle l’attention sur deux points :
•	le décret du 27 juin 2008 prévoit la consolidation des budgets de recherche des universités et des EPST, pour les unités mixtes ; ces budgets consolidés doivent être présentés en annexe du budget annuel de l’université concernée ; cette disposition doit être pleinement prise en compte dans les travaux en cours ;
•	plus généralement, alors que le Comité de pilotage prône l’unité du système d’information, il y a une redondance totale entre les SI des universités et des organismes, dans la gestion des unités mixtes ; or, le cadre de cohérence de la recherche devra être commun (les difficultés à surmonter étant beaucoup plus politiques que techniques…)

4.	Projet de tableau de bord du Président d’Université
Le projet de tableau de bord de gestion de l’établissement, pour le président et l’équipe présidentielle, devrait répondre à un double objectif :
•	permettre de disposer en interne d’un certain nombre d’indicateurs, soit communs à tous les établissements (par exemple, niveau de consommation de la masse salariale, niveau de la trésorerie, …), soit spécifique à chacun d’entre eux, et dotés si nécessaire de signaux d’alerte, pour faciliter le pilotage de l’établissement ;
•	unifier la production des indicateurs :
-	liés au contrat d’établissement,
-	liés au PAP et au RAP annuel,
-	liés au système d’allocation de moyens ;
à la fois pour l’éclairage de l’équipe de direction, et pour outiller les relations entre les établissements et le Ministère, favoriser les échanges de données, notamment par des remontées annuelles du type SISE.
Un tel chantier peut s’appuyer sur les travaux existants, notamment du côté de l’AMUE (entrepôt de données ; comptabilité analytique), et du côté de la DEPP (SSID, projet PAP ESR), et sur les bonnes pratiques constatées dans tel ou tel établissement qui a déjà travaillé sur les tableaux de bord. Il conviendrait donc de s’appuyer en priorité sur ces différents acteurs.

Le livrable attendu serait un schéma d’organisation de la production de ces indicateurs, locaux et nationaux.
Après un débat sur l’existence du besoin, pour les établissements, et sur la pertinence de la démarche, le Comité de Pilotage, conclut :
•	qu’il convient de dresser la cartographie des indicateurs partagés, ainsi que des structures de production existantes ;
•	que le cahier des charges de ce projet doit être repris, et complété : à cet effet, il est recommandé notamment de rencontrer l’IGAENR, dont les rapports d’audit ont particulièrement pointé ce besoin ;
•	que, sur cette base d’un document plus abouti, la collaboration des différents acteurs sera sollicitée, dans la perspective notamment d’harmoniser les productions d’indicateurs, et de favoriser le dialogue de gestion.

5.	Point sur le format CDM.fr de présentation de l’offre de formation
Une information a été faite sur la rencontre relative à CDM.fr (DGES, SD-TICE, CPU, AMUE), qui a permis d’éclairer les différents partenaires, et de constater que CDM.fr était, dans l’état actuel, le seul format de présentation de l’offre de formation, dans l’enseignement supérieur français. Par conséquent :
•	l’AMUE s’aligne sur le mode de présentation du Ministère, donc CDM.fr, pour présenter l’offre de formation sur APOGEE ;
•	la CPU (Commission de la Pédagogie) doit assurer une information auprès des établissements, impliquant notamment les acteurs fonctionnels ;
•	le Ministère (DGES, SD-TICE) doit constituer un Comité de suivi, et s’efforcer de faire connaître CDM.fr, auprès des autres Ministères qui ont à présenter une offre de formation d’enseignement supérieur.

Paris, le 30 janvier 2009.